FAQ
1. Какви функции предлага МОИТЕ ФАКТУРИ?
С помощта на МОИТЕ ФАКТУРИ, създавате за секунди професионално изглеждащи фактури, дебитни и кредитни известия, както и проформа фактури.
С МОИТЕ ФАКТУРИ вие разполагате със своите документи навсякъде и по всяко време, като единствено ви е необходим компютър с интернет.
С МОИТЕ ФАКТУРИ можете да брандирате издаваните документи с вашето фирмено лого.
МОИТЕ ФАКТУРИ ще генерира документите ви в PDF формат, за да можете да ги изпратите моментално по e-mail на своите клиенти.
МОИТЕ ФАКТУРИ ви позволява автоматично да създадете фактура оригинал на базата на предварително издадена проформа фактура.
МОИТЕ ФАКТУРИ ви позволява да въвеждате отстъпки за вашите клиенти. За вас са достъпни възможности за начисляване на редови и общи отстъпки в документа.
МОИТЕ ФАКТУРИ ви позволява лесна редакция на вече издадени документи.
С помощта на МОИТЕ ФАКТУРИ, не ви се налага да искате данните от клиента си всеки път, когато му издавате документ. Достатъчно е да издадете един документ и всеки следващ път ще ползвате данните на този клиента наготово.
2. Как да настроя моя профил?
Преди да започнете да издавате фактури трябва да настроите своя профил. Профилът се настройва, след като сте се регистрирали и влезли в системата. Профилът съдържа следните секции:
Акаунт - В секцията можете да промените имейла си за комуникация, паролата за достъп до системата, името на компанията и телефонния си номер. Ако промените кое да е поле от тази секция, задължително използвайте бутона "Запиши", за да влязат в сила новите настройки.
Фирми - В тази секция се въвеждат данните за фирмата, от чието име ще се издават фактурите.
Банки - В тази секция можете да въведете информация за вашите банкови сметки, които да използвате автоматично при издаване на фактури.
Настройки - В секцията Настройки се въвеждат следните данни:
Компания - полето се попълва автоматично.
Начален номер на фактура - това е номера, от който ще стартира номерацията на вашите фактури.
Пример:
В случай, че до сега сте издавали фактури от кочан и последният номер в кочана е 1000, то в полето въведете 1000. Издадената със системата фактура автоматично ще получи номер 1001, следващата 1002 и т.н.
Начален номер на проформа фактура - това е номера, от който ще стартира номерацията на вашите проформа фактури. Настройва се по същия начин както и горното поле.
Процент ДДС - ДДС ставка. Стойността по подразбиране е 20%, но можете да я промените. По време на издаване на фактурата също можете да променяте процента ДДС.
Подразбираща се валута - полето указва валута, с която работите. В момента е достъпна опцията за издаване само на левови документи.
Лого на фирмата - Визуализира вече избрано лого. Логото ще се разпечатва върху документите, които издавате.
Обновяване на лого - След като кликнете върху отметката се появява поле, в което можете да заредите файл с вашето лого.
Шаблон за издаваните фактури - Системата ви позволява да отпечатвате документи с различен изглед (шаблон). В полето се указва кой шаблон ще използвате при печат на вашите документи. При издаване на документ ви е достъпна опцията за промяна на шаблона.
3. Как да издам първата си фактура?
За да издадете първата си фактура е необходимо да направите първоначалните настройки на своя профил. За настройки на профил погледнете отговора на въпроса "Как да настроя моя профил?"
След като е настроен профила вие сте готови да издадете своята първа фактура. За целта отидете на Документи - Фактури.
За да е по-лесно издаването на документи основният прозорец е разделен на няколко секции. Всяка секция се появява и скрива динамично в зависимост от това каква информация трябва да въведете. Секциите, които се попълват с информация са "Описание на издател / получател", "Описание на документа", "Наименование на стоките / услугите" и "Обща информация".
В случай че нямате други издадени фактури системата ви предлага директно да преминете към издаване на първия ви документ. От поле "Изберете фирма" изберете фирма от списъка или елемент "Нов клиент". Ако сте избрали фирма от списъка, прегледайте информацията за нея и натиснете бутон "Продължи". В случай че сте избрали елемент "Нов клиент", то следва да попълните данните на клиента си във всички полета, след което натиснете бутон "Продължи".
След натискане на бутон "Продължи",системата ви отвежда в секция "Описание на документа". Разгледайте всички възможности и при необходимост коригирайте дадена информация. Натиснете отново бутон "Продължи".
Следва въвеждане на информацията в секция "Наименование на стоките / услугите". Тук използвайте бутон "Добави ред", за да опишете редовете на фактурата. Натискането на бутона отваря за вас екранче, в което да въведете "Описание на ред", "% ДДС", ако следва да е различен от стандартния, "Мерната единица", "Количество", "Единична цена" и "Отстъпка", в случай че желаете да дадете такава. Когато сте готови натиснете бутон "Запиши". Изпълнете по-горните стъпки толкова пъти, колкото реда следва да има вашата фактура.
Когато приключите с редовете, допълнително можете да добавите и "Обща отстъпка" за фактурата. Въведете желаната стойност и натиснете бутона до полето, за да видите резултата от изчисленията. Когато сте готови отново натиснете бутон "Продължи".
Последната стъпка е попълване на информация в секция "Обща информация". В зависимост от конкретния случай, попълнете съответните полета.
За да отпечатате своята фактура натиснете бутон "Печат". Ако не желаете да разпечатвате документа, а искате само да го запазите, тогава използвайте бутон "Запиши". В случай че искате да се откажете от фактурата на разположение ви е бутон "Назад".
Вече записани фактури можете да изтриете с бутон "Изтрий фактура" или да ги анулирате с бутон "Анулирай".
4. Как да издам първата си проформа фактура?
За да издадете първата си проформа фактура използвайте описания начин за издаване на фактура оригинал. За целта погледнете отговора на въпрос "Как да издам първата си фактура?"
5. Как да издавам документ на клиент, който не е въведен предварително в системата?
Вие можете да издавате фактури на клиенти, които не са предварително въведени в системата. За целта при създаване на фактура от поле "Изберете фирма" изберете елемент "Нов клиент". Полетата за клиентски данни стават активни и вие можете да въведете цялата необходима информация. След като приключите и запишете вашата фактура, системата автоматично ще запамети данните на клиента и вие ще можете да ги използвате всеки следващ път наготово.
6. Как да намеря вече издаден документ?
Издадените документи се запазват в списък с документи. Списъкът се намира в Документи - Фактури или Документи - Проформи в зависимост какъв документ търсите. Списъкът е в табличен вид, като вие можете да го филтрирате по дата на издаване и да го сортирате по различни критерии, натискайки върху името на всяка колона.
7. Как да издам Фактура оригинал на базата на вече издадена Проформа фактура?
От издадена Проформа фактура, можете да издадете автоматично Фактура оригинал. За целта следва да намерите проформа фактурата в списъка с издадени документи Документи - Проформи. За намиране на документ погледнете отговор на въпрос "Как да намеря вече издаден документ?". След като откриете желаната проформа, натиснете бутон "Ответен документ" (третото бутонче, разположено в края на реда на съответната pпроформа). Като резултат се отваря прозореца за издаване на фактури, а всички данни са автоматично попълнени. Вие можете да прегледате всички секции на фактурата, която ще се създаде или директно да използвате бутони "Печат" или "Запиши".
8. Как да редактирам вече издаден документ?
Всички издаден документи в МОИТЕ ФАКТУРИ могат да бъдат редактирани по всяко време. Изключение правят само проформа фактурите, за които има издадена фактура оригинал. За да редактирате даден документ първо следва да го откриете в списъка с издадени документи Документи - Фактури или Документи - Проформи. За намиране на документ погледнете отговор на въпрос "Как да намеря вече издаден документ?". След като откриете документа, който желаете да редактирате е необходимо да натиснете бутон "Редактирай" (първото бутонче, разположено в края на реда на съответния документ). Натискането на бутона отваря документа в режим редакция. В този режим вие можете да промените желаната информация и да използвате бутони "Печат" или "Запиши" за запазване на корекциите.
В случай че ви се налага да коригирате проформа фактура, за която вече има издадена фактура оригинал, следва първо да изтриете фактурата оригинал. След като изтриете фактурата оригинал, бутон "Редактирай" става активен и вие можете да престъпите към редакция по описания по-горе начин.
9. Как да експортирам информацията за издадени документи във файл?
Информацията за издадени документи може да се експортира в Excel. За целта натиснете линк "CSV Формат", който се намира под таблицата с документи. При експорт на данни в Excel, можете да укажете начална и крайна дата на документите за експорт. Това се прави чрез избор на дати в полета "дата От" и "дата До", които се намират над таблицата с документи.